Das ZüF-Verfahren, zur Anzucht von Forstpflanzen mit überprüfbarer forstlicher Herkunft, beruht im wesentlichen auf der Gewinnung und Hinterlegung von Referenzproben bei der Saatguternte und an anderen entscheidenden Stellen des Produktionsprozesses (z.B. nach der Saatgutaufbereitung, bei Mischungen von Saatgutpartien sowie ggf. bei Besitzwechsel). Die bei der Ernte zu gewinnenden Referenzproben werden noch am Ernteort unter hoheitlicher Aufsicht verplombt und über mehrere Jahre hinweg bei einer neutralen Stelle archiviert. Dies ermöglicht eine spätere Überprüfung der Herkunftsidentität von Forstpflanzen, indem Pflanzenproben mittels biochemisch-genetischen Analysen mit hinterlegten Referenz-Saatgutproben verglichen werden können. Die Herkunft von ZüF-zertifizierten Pflanzen ist somit grundsätzlich, z.B. bei gegebenem Anlass, an jedem Ort und in jedem Anzuchtstadium bis hin zur Abgabe an den Endabnehmer überprüfbar. Vorausgesetzt, bei der Produktion zur fertigen Forstpflanze werden alle Verfahrensregeln lückenlos eingehalten (ordnungsgemäße Probenhinterlegung, Getrennthaltung, Dokumentation etc.), erhalten die entsprechenden Pflanzenpartien das „ZüF-Zertifikat“.

Jeder Endabnehmer kann bei der Anlieferung „ZüF-zertifizierter“ Forstpflanzen, Knospenproben nach den ZüF-Richtlinien verlangen. Diese Proben werden bei einer neutralen Stelle gesammelt bzw. gelagert. In einer festgelegten Stichprobenquote werden aus dem Pool aller eingegangen Proben schließlich diejenigen Pflanzenproben ausgewählt (Zufallsstichprobe), die mittels biochemisch-genetischer Analysen mit den “Ur-Referenzproben” aus der Saatguternte verglichen werden. Darüber hinaus sieht das Verfahren weitere interne Kontrollmöglichkeiten, z.B. Analysen bei Verdacht auf Unregelmäßigkeiten, vor.

Eine zusätzliches effektives Kontrollinstrument ist die lückenlose und zeitnahe Dokumentation aller Verfahrensschritte in der ZÜF-Datenbank, die dem Zertifizierer jederzeit eine rasche Plausibilitätskontrolle erlaubt, nachträgliche Änderungen relevanter Daten durch die Verfahrensteilnehmer jedoch ausschließt.

Der ZüF-Verein ist Träger dieses freiwilligen, privatrechtlich organisierten Herkunftssicherungssystems, das die gesetzlichen Bestimmungen wirksam ergänzt. Im Verein ist ein paritätisch mit jeweils drei Vertretern von Abnehmern, Wissenschaft und Produzenten besetzter Fachbeirat integriert, der die Verfahrensregeln prüft und aktualisiert. Der erweiterte Vorstand, der sich nicht über fachliche Entscheidungen des Fachbeirates hinwegsetzen kann, ist das operative Vereinsorgan. Die Verfahrenskontrolle und Zertifikatvergabe erfolgt durch einen unabhängigen Zertifizierer. Die biochemisch-genetischen Untersuchungen erfolgen ebenso wie die Lagerung der Pflanzenproben in einem vom Verein beauftragten neutralen Labor bzw. Archiv.
Das Verfahren sowie die Mitgliedschaft im ZüF steht allen in Deutschland nach dem Forstvermehrungsgutgesetz (FoVG) angemeldeten Baumschulen offen. Das ZüF-Herkunftssicherungssystem kann in allen Waldbesitzarten sowie in allen Bundesländern angewandt werden.